home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1996 #15 / Monster Media Number 15 (Monster Media)(July 1996).ISO / database / petmt40.zip / THINGS.DOC < prev    next >
Text File  |  1996-06-04  |  40KB  |  859 lines

  1.  
  2.      Peter's Many Things v 4.0  for Windows c 1996 by Peter Neuendorffer
  3.                        "sweep away the clutter"
  4.  
  5.              Organizes scraps of information and a Calendar/scheduler
  6.              Released June 5th, 1996. The consultant was John Cofsky.
  7.              Print this manual at 66 lines/page, no border.
  8.              See the file README.DOC for installation instructions.
  9.  
  10.  
  11.         I.  Introduction       = About this software                   1
  12.  
  13.         II. The Things List
  14.  
  15.               Putting in Data    = How to store information        2
  16.               Views              = How to group information        4
  17.               Edit Functions     = Group editing functions         6
  18.               Options            = Customization                   7
  19.               Files              = Three files available           8
  20.               Small Window       = Easy copy paste from Windows    8
  21.               Entire Documents   = Inputing entire documents       9
  22.               Macros             = Keyboard data entry shortcut    9
  23.               Short List         = short list of data used often   9
  24.               Jot-it Memo        = a place to make quick notes    10
  25.  
  26.       III.   The Calendar/Scheduler setting up the year           11
  27.              The Month screen  = starting place in your calendar  11
  28.              The Day screen    = where you enter and view calendar info 12
  29.              Rolling Data      = copying recurring appointments   13
  30.  
  31.  
  32.             Introduction
  33.  
  34.            If you find yourself with scraps of paper all over your desk from
  35.            phone calls, to do lists, ideas, whatever, you will find Peter's
  36.            Many Things useful. It has many ways of viewing your information,
  37.            including group copy, paste, delete, and print windows. You may
  38.            use 800X600 large font or 640X480 screen resolutions. It will
  39.            work somewhat in 768X1024 resolution. You can switch between three
  40.            separate "files" of 800 items each. One-line pieces of information
  41.            called here "Things" are arranged in a free
  42.            form list that you shape according to your needs.
  43.            You also get a calendar scheduler by choosing Windows/Calendar
  44.            from the main menu. You format each year just once from the Window
  45.            menu. The calendar is discussed towards the end of the manual.
  46.  
  47.                         Paying for this Software
  48.  
  49.           If you like it, please pay for it, Send $20.00 to
  50.  
  51.                         Peter Neuendorffer
  52.                         1399 Commonwealth Ave #11,
  53.                         Allston, MA 02134.
  54.                         Email petern@channel1.com
  55.  
  56.            A registered disk will be sent upon receipt of your payment.
  57.            The file is complete in the evaluation version, except for
  58.            the nag screen which is removed from the Registered version.
  59.  
  60.  
  61.  
  62.            Note in this manual the word "item" and "thing" are interchangable.
  63.            Quotation marks are only for emphasis, and don't have to be entered.
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.            Introduction continued.                                p 2.
  69.  
  70.            This software maintains a list. A "Thing" is a scrap of information
  71.            that is one line (80 letters) long. In the bottom third of your
  72.            main window, various Things are displayed, depending on the View
  73.            Filter on your list. View Filters bring up selected items in the
  74.            list. Thus, you can enter things in any order, and then see
  75.            related items by words, topics, important or date. The list
  76.            can be up to 800 itmes. You get up to three of these lists,
  77.            choosing between them with File/Open.
  78.  
  79.            The second main feature is a calendar scheduler which ise
  80.            discussed in page    of this manual. Everything till then
  81.            relates to the Thing list. You enter in items in the wide
  82.            white bar at the top of the main screen. You can specify
  83.            a topic by typing it in the small white box below, or by
  84.            choosing from previous topics. Mark an item important by
  85.            clicking on the "important" checkbox before saving (Add)
  86.            or replacing an item (Replace.)
  87.  
  88.            You can reverse the order of the list (the actual list is not
  89.            reverse, just your view of it) by clicking on the checkbox just
  90.            above and to left of the list. This is useful, as often the most
  91.            recent items entered will be seen first in reverse order. You can
  92.            have the software start up in reverse mode -recommended- by checking
  93.            off "Reverse list on startup" from the Options/data control menu. It
  94.            is highly recommended that you keep your lists in reverse display,
  95.            although you may switch back and forth between "Now Forward" and
  96.            "Now reverse" at any time (click on left middle off the main list).
  97.  
  98.            If the list is in reverse - and this will stick between sessions-
  99.            each time you add an item, it appears at the top of the list.
  100.  
  101.           To move to the top or end of the list as it is currently displayed
  102.           (whether or not it is in reverse mode) click on one of the two large
  103.           arrows at the right of the screen. The forward-reverse checkbox
  104.           determines whether or not the list is in reverse order. The two large
  105.           arrows on the right move to the top or bottom of the current view.
  106.  
  107.           There is an expert menu option [Options/Hide Task Bar checked.]
  108.           You can opt to remove the clutter of buttons, by checking off
  109.           Options/Hide Task Buttons (you can change back at any time).
  110.           All task buttons for Searching are mirrored in "View" in the
  111.           main menu, and also by right clicking the mouse on the main
  112.           screen. The Edit box buttons are mirrored in the Main Menu "Edit".
  113.           If you use the expert mode, you get a speedbutton menu at the
  114.           right-hand part of the edit box. Click on "?" to see the
  115.           functions. They correspond to the Views that will be discussed
  116.           later.
  117.  
  118.           Hypertext searching of your things:
  119.           When you double click on a word in the long white "Thing" data
  120.           entry box, a word search View by that word is done. For example,
  121.           if the current thing reads "Fred is coming next Tuesday", if
  122.           you click on Fred in the edit bar (not the main list) then all
  123.           items mentioning Fred will come up in the listbox. Because
  124.           of this feature, you can esaily do a plain single word
  125.           search by typing in the word in the edit bar, and double
  126.           clicking on the word.
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.           Introduction continued.                              p 3.
  135.  
  136.           Similarily, if you double click on a topic name, all things with
  137.           that topic will be brought up. Also, to repeat a view, you may
  138.           click on the small graphic appearing above the list box, to repeat
  139.           that type of filter. You assign a topic to an item by choosing
  140.           a topic from the small white drop-down bar, or typing in a
  141.           new bar. You do this before you save each item with "Add".
  142.  
  143.           If you double click on a thing in the listbox itself, you can choose
  144.           from a word list to search for.  Only those words that appear in
  145.           other things in the complete list are shown, so you may move
  146.           about the list from related topic words to related topic words.
  147.           Just double click on a line in the list of things, and the
  148.           word box appears. Then click the word to search for and a
  149.           new view appears with that word. You can specify your own word
  150.           to search by clicking on "Word" or the second button in the
  151.           expert speedbutton menu.
  152.  
  153.           Sometimes when you enter a new thing in, it will not
  154.           appear in the main list. This is because the new item does
  155.           not meet the current view's Filter request. This can be disabled
  156.           with Options/always show new. You may print the current list
  157.           with File/Print. More on this and on copy/paste/group delete
  158.           in the Edit/Options help section.
  159.  
  160.           A series of view filters may be applied to see different
  161.           groups of Things. You may filter the list twice at any given time.
  162.           More on this under Views. Thus you could filter your list by Word
  163.           (search for word), Date (various date critereon), Topic (you set
  164.           up your own topics), Important (items can be marked important. A
  165.           second filter can be drawn from these choices, thus you could
  166.           search for Word ("Bill") and 2nd search for Important, thus bringing
  167.           up a list of all items containing the word "bill" and marked
  168.           important. Second filter is available then the button "second
  169.           filter" is lit in light blue, unless you are in expert mode.
  170.  
  171.   ----->  You can get to a speed menu with Right Click on the Main Screen.
  172.           Customize the colors with Options/Edit Color and Options/Background.
  173.  
  174.                              Putting in Data
  175.  
  176.           Putting in Data involves filling in the"Thing" (the long white bar)
  177.           and a Topic. You can use this to add a new topic name, by typing
  178.           in the new topic. You can also add and maintain topics from
  179.           Edit/Topic Maintenance. If the topic field stays on the last thing
  180.           entered. Simply reset it to [none] or another topic to change it.
  181.  
  182.          example: type in the large white bar
  183.                   "my email address is petern@channel1.com"
  184.                   then type in the topic below
  185.                   "internet email"
  186.                   Then click the Add button.
  187.  
  188.                   To edit this item later, click on it in the list
  189.                   (you can find it with a word search), and edit it
  190.                   in the large white bar. Then click the Replace button.
  191.  
  192.           If you want the item to be marked Important, click on the Important
  193.           checkbox. If you wish it date-stamped, click on "stamp date".
  194.           Stamping the date can be automatic by checking on Options/Auto
  195.           Stamp date. If you manually enter a date in a Thing, make sure it
  196.           is in slash format, with month,day,year numbers entered.
  197.  
  198.  
  199.  
  200.                                                                       p. 4
  201.  
  202.           When you have filled in the new item, and topic (optional), and
  203.           have the importance set, click on ADD to add the item to your list.
  204.           You may have the date automatically stamped each time the
  205.           "thing" white bar clears. Do this from Options/Data control.
  206.  
  207.           Editing functions include, (afer clicking an a thing in the list):
  208.           Replace: work with Thing already in list.
  209.                    Click on a thing, no matter what the current view,
  210.                    then edit it in the white bar, and click Replace.
  211.  
  212.           Move: move the Thing to
  213.           a new place in the list. Click on a thing, click Move, then click
  214.           on the new place desired. The main view is changed to Forward
  215.           /Complete.
  216.  
  217.           Combine: Choose an item from the current list, then "Combine".
  218.           Note that the list is now in complete mode. Click on the
  219.           second item to combine with your main item. and OK. You will
  220.           be prompted if the combined item is too large.
  221.  
  222.           Remember when you add a new item, save it with "Add". When
  223.           modifying a previous item from the list - and you can do this
  224.           from any View of your list - click on the line in the listbox,
  225.           modify the line and change the topic or mark important if you
  226.           want then click on "REPLACE".
  227.  
  228.  
  229.                                 Views
  230.  
  231.           View Filters: viewing the data
  232.           These are the task bar buttons, or from the Main Menu,
  233.           "View" or from the expert speedbutton bar:
  234.  
  235.                 [complete    word   short list    topic    date]
  236.  
  237.           View Filters provide a way to look at your data in different ways.
  238.           You may print any given view on your printer by selecting
  239.           File/Print. You will then get a group box to select certain
  240.           items to print, or choose Select All then Group Print to
  241.           print all items. This list is your current view, not necessarily
  242.           the Complete View. The use of this group function window is
  243.           carried over in Paste and Copy.
  244.  
  245.           When a Filter button is clicked, the main list at the
  246.           bottom of the screen will have different contents. The
  247.           entire list is still there, you are just looking at different
  248.           portions of it depending on the View Filter.
  249.  
  250.           With all views except "complete" you are given the option
  251.           to move the search list to the end of you main list. This
  252.           is useful when you select Reverse by clicking on the
  253.           checkbox to the left and top of the list. When you check
  254.           off that box, the items that are found are physically moved
  255.           to the end of your main list. Next time you click Complete
  256.           with [now Reverse] switch on, you will see the found items
  257.           have been moved to the end of the complete list.
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.           Views continued.                                        p 5.
  267.  
  268. ------>   When you have filtered your list, and then enter a new
  269.           item, the new item will only appear in the current view list
  270.           if it meets the condition of the current view. However the new
  271.           item has in fact been added. You can change this so the
  272.           new item always displays (check off "Options/screen/always
  273.           display new item")
  274.  
  275.        Here are the View Filters:
  276.  
  277.        Complete: Your complete list. This list only changes if you
  278.                  add, replace, or delete an item. The order may change
  279.                  depending on other things you do.
  280.  
  281.        By Word:  This is a search by word(s). You may also search for
  282.           two things with AND, or either one or another thing with OR.
  283.           You can do this in a single filter, or even in the 2nd filter.
  284.           A drop down list shows your previous requests. Also, in a
  285.           single filter (Plain) you may specify whole words, so for
  286.           example "book" would be found but not "bookish" where your
  287.           request is part of a larger word.
  288.           Your last primary search causes a graphic to be updated
  289.           corresponding to the icon for each type of search. This graphic
  290.           is immediately above the list box of things. You can click this
  291.           icon to repeat the same type of search as the last one.
  292.  
  293.           For your convenience, you can teleport to the Calendar
  294.           Search from this screen. (see Calendar below)
  295.  
  296.          Important: Brings up a list of only the things marked important.
  297.                     An item is marked important by checking off the
  298.                     "important" box before saving with Add or Replace.
  299.                     A squiggle appears at the left of an item.
  300.  
  301.        -------->    To unmark an item marked important, find it, click on it
  302.                     in the main list (whatever the view) and uncheck
  303.                     "mark important", then click on Replace.
  304.  
  305.           By Topic:  You choose a topic name, and the list will now
  306.           show those things having that topic. You can also add a topic
  307.           (optional) when you enter the thing, or replace it.
  308.  
  309.  
  310.        By Date:   You have choices of all things on a certain date,
  311.                   those which were enter today, those on or before
  312.                   a given date, those on or since a certain date,
  313.                   and those between two dates (inclusive).
  314.                   An item has to be stamped with the date for
  315.                   it to be recognizedi in a date search. This is used
  316.                   to produce a view of your main list by date. This
  317.                   is separate from the Calendar option, which is
  318.                   separate from the main list. You may copy and paste
  319.                   lines in and out of the main list to the calendar,
  320.                   though.
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.                             Edit functions                    p. 6
  333.  
  334.           These are functions for editing large portions of your data.
  335.  
  336.           The Main Menu / Edit menu has several ways to handle your
  337.           data.
  338.  
  339.           Single item copy/paste:
  340.           You may select and copy text, or paste text into the "thing" edit
  341.           bar. This is useful for copying or pasting single words. To Copy
  342.           single edit bar, highlight text in the top wide white edit "thing"
  343.           bar, and choose "Single Edit/Copy" from the main Window. Or
  344.           to paste a word from the clipboard into the white edit "thing"
  345.           bar, position the cursor in the box, and choose "Single Edit/Paste"
  346.  
  347.           Copy:
  348.           Copy brings up a copy of your current Window, with the
  349.           same filter of items. Click on those items you wish to copy,
  350.           then click on Group Copy. Things are now in the Windows
  351.           Clipboard. To copy all items, first click on Select All
  352.           from the copy screen.
  353.  
  354.           Paste:
  355.           Paste when clicked displays the current contents of the
  356.           Windows Clipboard. You may have copied a paragraph of
  357.           a story into the clipboard previously. Then click on those
  358.           items you wish to Paste to the end of the main list. Then
  359.           Click Group Paste. You can bypass this screen to automatically
  360.           paste data by selecting (from the main menu) Options/Data
  361.           Control/Automatic paste.
  362.  
  363.           Group Delete:
  364.           Group Delete functions like Copy, except the selected items will
  365.           be deleted from your list. The items are not copied to
  366.           the Windows Clipboard.
  367.  
  368.           Complete list allows  a listing like the Filter Complete - the
  369.           complete list, but the list is much roomier, and the screen is
  370.           not cluttered by controls. You have no editing functions in this
  371.           complete list.
  372.  
  373.           ---------------------------------------------------------------------------------
  374.         Edit/Topic Maintenance:
  375.  
  376.         Bear in mind that this section has a direct bearing on your data.
  377.         You can add a new topic, delete an existing topic,
  378.         rename a topic -including renaming a topic to another
  379.         topic to consolidate; You can sort the main list by topic,
  380.         or Sort the topic name list itself. From this screen you can
  381.         also unmark important items.
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.         Edit/Topic Maintenance continued.                     p. 7
  397.  
  398.         The Topic Maintenance screen from the main menu allows you to
  399.                     - sort the topic names
  400.                     - sort your main list alphabetically by topic
  401.                       this will group together all items with the same
  402.                       topic
  403.                     - delete a topic name (but not the data)
  404.                     - delete a topic name AND the data for that topic.
  405.                       The first delete just changes the topic name to
  406.                       [none] for the items in that topic. But the second
  407.                       delete removes the data as well. Be careful!
  408.                     - change a topic name to another name. This can
  409.                       be another topic name, to consolidate two topics
  410.                       together in one topic. Or you can rename a topic
  411.                       to a new name.
  412.                    -  add a new topic. You get up to 50 topics.
  413.  
  414.  
  415.        When deleting a topic, you have the option (a checkbox)
  416.        to also remove the data assigned to that topic.
  417.  
  418.        You can assign a group of items to a given topic by selecting
  419.        "Group Assign"
  420.  
  421.                                 Options
  422.  
  423.           There are several options to control how the program behaves.
  424.           Starred items are recommended set to on.
  425.  
  426.                               Screen:
  427.           * Reverse list on Start:
  428.           Always show the list in reverse when it is first loaded.
  429.           by keeping the list is reverse, when you add items they will
  430.           be added to the top of the listbox - where they are clearly
  431.           visible.
  432.  
  433.           Arrange screen: You can put the list of things
  434.           at the top or at the bottom of the screen.
  435.  
  436.           Edit bar color: You can customize the color of the main edit bar,
  437.           and opt to have the main background screen remain black.
  438.  
  439.           Data control:
  440.           * Auto Stamp Date:when checked, when the current data bar
  441.           is cleared, the current date will be stamped.
  442.  
  443.           * Follow Highlighted Item: When checked, the software will track
  444.           the highlighted item into the next View Filter you choose, if
  445.           it is also present in the new View.
  446.  
  447.           * Always Show New: when clicked on, when you add or
  448.           replace an item, it will temporarily appear in the main white
  449.           list, even if it doesn't meet the current condition. For example,
  450.           if you do a Filter by Word ("hello"); then if you add in a
  451.           new thing, "this is goodbye", then the new thing will
  452.           appear in the window. When Always Show New is not checked (off)
  453.           then this new item would not be displayed in the filtered window,
  454.           although it would still be added to the main list.
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.           Options continued.                              p. 8
  465.  
  466.           Ask Shortlist Question: (recommended off) You will be asked every
  467.           time you enter an item if you also want it on the Shortlist.
  468.           Automatic Paste Screen: You may hide the intermediate Paste screen
  469.           that appears when you press paste. Then, if you choose Paste,
  470.           the clipboard will be put in the current List, with out asking
  471.           you first which items you want.
  472.  
  473.           Reverse Paste will cause the items on the clipboard (or in your
  474.           paste screen where you select items) to be pasted in reverse order
  475.           to the list.
  476.  
  477.  
  478. ----->    You may choose to hide many of the buttons with "Hide Task Buttons."
  479.           This may be reversed later. The menus for View and Edit contain all
  480.           of the commands that are no longer seen as buttons, making the
  481.           screen less cluttered. When choosing "Hide Task Buttons," a
  482.           speedbutton menu appears at the right of the edit bar for
  483.           quick viewing functions.
  484.  
  485.           Also, you can right-click the mouse at any time on the
  486.           main screen to get to editing and view functions.
  487.           A speedbutton bar appears at the top right of the edit bar.
  488.           Click on the "?" icon to see what each function does.
  489.           ---------------------------------------------------------------
  490.                               Files
  491.  
  492.           You can switch between 3 separate files of 800 things each with
  493.           File/Open. If you wish to move items including the topics for the
  494.           items between files, use Edit/Move to File, and select those items
  495.           from the current view which you wish to move. You can set the names
  496.           for the files from File/Open as well. You needn't use file names,
  497.           just the word you wish to describe the file. Files are color coded
  498.           by the background of the main screen. File/Insure will write your
  499.           changes to the current file to disk immediately.
  500.  
  501.  
  502.  
  503.                              Small Window
  504.  
  505.  
  506.           You can easily copy lines of information from other applications
  507.           into this software. Click on "Small Window" on the main screen.
  508.           A small window appears which will float on top of other
  509.           applications. Open the application you wish to copy data from -
  510.           such as Notepad, or a word processor. Highlight the text lines to
  511.           copy, and choose Edit/Copy from the application. Then click on Paste
  512.           in the Small Window, and you will get a large screen to choose the
  513.           items to paste to Peter's Many Things. Choose "Select All" and
  514.           Group Paste to paste them all, or click on the items to paste, then
  515.           Group Paste. You will be brought back to your desktop as it was.
  516.           To leave the Small Window click on "To Program." To Quit the
  517.           Peter's Many Things program altogether (the new data will be saved) click on Quit.
  518.           To skip the Paste screen, choose "Automatic Paste" from
  519.           Options/Data Control in the main program. From the small window,
  520.           you may expand the window with "Edit Bar" button to type in lines
  521.           of information to your current list. Click on "Small Window" to
  522.           return the Window to the smaller "paste" size if you wish.
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.           Inputing entire documents:                      p. 9
  531.  
  532.           Remember, Peter's Many Things works best when each line
  533.           of data stands alone. A straight text document may not
  534.           be suitable for inputing into this program. The lines
  535.           or "things" can quickly become dispersed in your list.
  536.           But if the text file you input (or word-processor file)
  537.           is organized line by line, inputing the document into
  538.           Peter's Many Things makes sense.
  539.  
  540.  
  541.           1. make sure Options/Data Control/Reverse paste is to your
  542.              choosing. Reverse paste on will have multiple lines appear
  543.              in order when you are using Now Reverse type of display.
  544.  
  545.           2. Choose Small Window from the main menu.
  546.  
  547.           3. Display the document you wish to input in an editor such
  548.              as Notepad, or even a word processor.
  549.           4. Select the lines (or select all) in the editor you
  550.              wish to input. Click on "copy" in that application.
  551.  
  552.           5. Press "Paste" on the "small window" toolbar.
  553.                   If Options/Data Control/Automatic Paste is off
  554.                   (default) then you must select the lines you wish
  555.                   to paste into Peter's Many Things (or select all)
  556.                   then click on "Group Paste".
  557.                   If Options/Data Control/Automatic Paste is on,
  558.                   the document will be inputed as it was copied in 4.
  559.  
  560.                                 Macros
  561.  
  562.           If you have frequently used words for entering in Things or Topics,
  563.           you may set up keyboard macros from Options/Macros. Choose Options/
  564.           Macros. You will be assigning a word(s) of up to 20 characters to
  565.           be associated with Alt-letter combinations. For example, you could
  566.           choose C from the listbox, then type in Company. And OK. Then from
  567.           the main data entry Window, on either the long "things" edit box,
  568.           or the short "topic" editbox, if you type Cntrl-C (the control key
  569.           held down and press C) the word "Company" will be automatically
  570.           entered. There is one macro list for all files.
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.                              Short List
  577.  
  578.           You may wish to maintain a short list of items you refer to often.
  579.           When entering in a Thing, before choosing Add as usual to add
  580.           the item, choose "put on short list" from the edit bar. Now the
  581.           item is also added to the Short List. If this item is deleted
  582.           from the main list later, the item will be removed from the short
  583.           list. A replaced item on the main list, if also on the
  584.           shortlist will automatically be replaced on the shortlist.
  585.           Think of the shortlist as a small set of things also found
  586.           on the main list. Editing the main list things is reflected
  587.           on the Shortlist automatically.
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.           Short List continued                             p. 10
  597.  
  598.           To call up the short list at any time, click on Short List from
  599.           the View Filter options at the top of the main screen. There
  600.           is a separate shortlist for each of your three files.
  601.           From Options in the main menu, you may elect to have "shortlist
  602.           question". When this is checked off, you will be prompted every
  603.           time you enter a thing in the main window if you also wish it to be
  604.           a shortlist item. It is recommended that you leave this item off.
  605.           Also, you can add the currently highlighted item in the main screen
  606.           to the short list by choosing Short List then the "Add" button.
  607.  
  608.           To recap, edit a new item, and click on "to short list," then click
  609.           on Add. To modify an item, select and edit the item, click on
  610.           "to short list" then Replace. Only items in the main list are
  611.           kept on the short list. Deleting a short list item from the
  612.           short list still leaves the item intact in the main list.
  613.           Think of the shortlist items as copies of those on the main list.
  614.  
  615.           Additional Shortlist options
  616.           ----------------------------
  617.           add:
  618.           Before opening the short list, you can highlight an item on the
  619.           main list. Then when opening the short list, you can add that item
  620.           to the short list by clicking "Add."
  621.  
  622.           You can also add an item to the short list from the main screen by
  623.           clicking on the red right-arrow speedbutton. This is if you have
  624.           selected Options/Hide Task Buttons.
  625.  
  626.           reminder:
  627.           From the Shortlist, you can make an item a large reminder message
  628.           by clicking on an item in the list, then clicking "Make Reminder."
  629.  
  630.           follow:
  631.           When leaving the shortlist, you can return to a specific item by
  632.           clicking an item then clicking the "Follow..." button.
  633.           Also, you may select the current Reminder in the shortlist by
  634.           clicking on the Reminder message (if present.)
  635.  
  636.           updating an item on the shortlist: Now, it you edit and replace an
  637.           item in the main list that is also on the shortlist, the shortlist
  638.           item will be updated automatically. Thus, if you had "Tom's number:
  639.           555-1212" on both the main list and on the short list, if you
  640.           replaced the thing with "Tom number: 555-1212 in Dayton", the
  641.           shortlist item would be updated and kept as well.
  642.  
  643.           Jot-it: Off the main menu, you may click Jot-it to have a scratch
  644.           pad for notes. This is no substitution for putting items in the
  645.           list, but you may copy from jot-it to the clipboard then paste
  646.           to the main list.
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.              Calendar and Scheduler.                                    11
  663.  
  664.    Use the calendar for appointments and other notes that are
  665.    tied to particular days of the year.
  666.  
  667.                     1. Setting up the year
  668.                     2. The month screen
  669.                     3. The day screen
  670.                     4. Rolling ahead appointments
  671.                     5. Some common tasks
  672.  
  673.       1. Setting up the year:
  674.       You only have to do this once a year.
  675.       Select "format the year" from the main screen "Window" menu. Set the
  676.       year to format and click on "Format Year." If the year already
  677.       exists, such as if you tried to set up 1996 after you have already
  678.       been using 1996, you will be prompted. Almost ALWAYS cancel this,
  679.       as you will lose your current calendar data for that year.
  680.  
  681.       Now, check the "Window/Select Year" menu to make sure the year is
  682.       selected to display. Whenever possible, the calendar will automatically
  683.       select the real current year. To change years, you must go into
  684.       "Window/Select Year." If when you go into calendar it says
  685.       "Must format year" you have not set up the current year file yet.
  686.  
  687.       If when you go into Calendar it does not select the current year,
  688.       it may be if you are in the start of a new year (real January 1st)
  689.       and have not formatted the new year.
  690.  
  691.       You are now ready to proceed to Calendar. Each time you run the
  692.       software, it will automatically select the current real year for
  693.       "Calendar", IF YOU HAVE FORMATTED THE CURRENT YEAR ONCE. Do not
  694.       re-format a year unless you are prepared to blank out the data
  695.       for that year entirely.
  696.  
  697.       2. The Main Calendar Month Screen:
  698.       (assuming you have formatted the year once)
  699.       Get to the calendar by choosing "Window/Calendar" or pressing the
  700.       speedbutton picture of a sun in expert mode.
  701.  
  702.       You get the current real month on display. If it is "June" in
  703.       your real world, then June will display. Switch months by clicking
  704.       once on the month name from the month list to the right.
  705.  
  706.       To set the day to "today" at any time, click on the "Today" button.
  707.  
  708.       You can toggle off and on "Week At a Glance" which will change
  709.       the way the single day screen will display. If week at a glance,
  710.       then the day screen will display the complete week starting at
  711.       the current (highlighted) day. If off, you may edit the data for
  712.       a given day. You can change that from within the single day
  713.       screen (described below) as well.
  714.  
  715.       To go to a single day, click on the number in the large month
  716.       box. As you move from day to day withing the single day screen,
  717.       the large month box will be automatically updated.
  718.  
  719.      -----> Word Search: From the month screen, you can search for
  720.           a given word or words in the calendar data. Once you get
  721.           the found list, you can click on any line to go automatically
  722.           to that day.
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.      3. Single Day Screen.                                          p. 12
  729.       This has two modes "Day Edit" and "Week at a Glance"
  730.  
  731.       If in Day Edit a white box appears for the day. You may edit
  732.       each day. If in Week at a Glance, a grey box appears for the week.
  733.       You may not edit each day in Week at a Glance mode.
  734.  
  735.       Day Edit: Where you type in your appointments etc. for a day.
  736.                 Type in the data and edit it. THere is no need for
  737.                 a save. The data is automatically updated as you type.
  738.                 You may select text with the mouse, and Copy or Cut
  739.                 the data. You may paste data from the Windows clipboard.
  740.                 If the Windows clipboard is too large for the box -
  741.                 the box holds 800 characters or 8 full lines - you
  742.                 will be told.
  743.  
  744.                 To return to the last day you set when entering the
  745.                 day screen from the "outside" calendar month screen,
  746.                 click on "Show Start Day"
  747.  
  748.      Week at Glance: This shows the current week from the start day.
  749.                      You may not edit this data without going to
  750.                      a "day edit" white box. However you can easily
  751.                      edit a day by clicking on any data for a given
  752.                      day. This returns you to the day edit screen for
  753.                      that day, where you can change data if you wish.
  754.  
  755.                      Both Day Edit and Week at a Glance:
  756.  
  757.                      You can move from day to day or week to week in
  758.                      several ways. Click on the Red arrows to move
  759.                      forward or backward a [Day][Month][Week]. You stay
  760.                      in the display mode (day or week) you are in until
  761.                      you click on "Show day" or the "Show Week" button.
  762.                      Clicking on that button toggles between Day Edit
  763.                      mode (white edit box) and the Week at Glance mode
  764.                      (gray box, read only.)
  765.  
  766.                      You can also move to a given day by clicking the
  767.                      small calendar display box at the top left of the
  768.                      screen.
  769.  
  770.  
  771.  
  772.       4. Rolling ahaead appointments
  773.       is for when you want to copy an
  774.       appointment to a given number of days or weeks later. If you
  775.       only want to copy an appointment once or twice, you can highlight
  776.       the appointment, hit the Copy button, and hit either the red right
  777.       arrow week (or day) button, then hit Paste. The software will tell
  778.       you if there is not enough room in the day.
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.       Rolling ahead continued.                    p. 13
  793.  
  794.       For copying an appointment or line(s) of text to several or more
  795.       days or weeks, here's what to do:
  796.  
  797.           - highlight the text to roll forward (copy to a later day.) You can
  798.             highlight more than one line if you wish, but bear in mind it may
  799.             not fit in the other days which have a maximum of 800 letters.
  800.  
  801.               - Click on the "Roll Data" button.
  802.                    You now have 3 options
  803.  
  804.                    Copy by days (for example, copy the highlighted text to
  805.                    the next consecutive "number" days.
  806.                 -  Select the number of days to copy to; not including the
  807.                    current day in your figure.
  808.                 -  Click on "Roll Days" and the lines will be rolled ahead
  809.                    to the number of days you specified.
  810.  
  811.                    Copy by weeks (for example, copy the highlighted text to
  812.                    the next consecutive "number" weeks, on the smae
  813.                    weekday - Sunday for example.
  814.                 -  Select the number of days to copy to; not including the
  815.                    current day in your figure.
  816.                 -  Click on "Roll Days" and the lines will be rolled ahead
  817.                    to the number of weeks you specified.
  818.  
  819.                    Copy entire year: same as copy by weeks except it does it
  820.                    for the entire year by weeks.
  821.  
  822.                    5. Some common tasks  (examples)
  823.  
  824.                      Find Dr. Smith's appointment you forgot when
  825.                    - go to Word Search from the month screen
  826.                    - type "Smith" in the small white box.
  827.                    - Hit the search button
  828.                    - Choose from the items it finds in the day data
  829.                      for "Smith" and double click the line to go to
  830.                      that day
  831. - If you return to the search, your last search is displayed but bear in mind
  832.   that it does not reflect changes in your appointments made since the search.
  833.  
  834.                    Copy a "thing" from the main program into a date.
  835.                    - exit to the main program. Either use "single line
  836.                    copy" or "copy" to copy a line (lines) to the
  837.                    clipboard.
  838.                    - go back to the calendar, choose a date and hit the
  839.                      Paste button.
  840.  
  841.                    Go from week at glance to a particular day.
  842.                    If the day is in the current week, scroll to the day
  843.                    you wish to jump to in the gray box, then click the
  844.                    mouse
  845.  
  846.                     See a month's data of days at once.
  847.                  -  Select the 1st of the month,
  848.                  -  then click on "To week" button if the memo is white.
  849.                     when you finish reading each week, click  on the
  850.                     red right-arrow by "week".
  851.         --- Warning ---->
  852.         You may erase the entire year of information and start fresh. Be
  853.         careful with this one. Once you have reformatted a year, the previous
  854.         appointments are GONE. From the main menu of the whole program, select
  855.         Window/Format year and select the year you wish to re-do. Then click on
  856.         Format. You will be reminded that your current data will be lost.
  857.  
  858.  
  859.